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Beneficios de usar menos papel en la oficina

Beneficios de usar menos papel en la oficina

Actualmente la tendencia mundial es obedecer a la necesidad y a los beneficios que ofrece una oficina automatizada, una oficina sin papel, los cuales se traducen en productividad, eficiencia y ahorro.

La importancia del tema ha hecho que muchos investigadores se hayan dedicado a estudiar el impacto del uso del papel en el mundo empresarial. Algunos de los resultados de sus análisis son asombrosos:

  • 1. El 60% de los empleados invierten una hora diaria o mas en duplicar el trabajo de otros. 
  • 2. El documento promedio es copiado 19 veces. 
  • 3. El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos. 
  • 4. El 7.5% de los documentos archivados en papel se pierden. 
  • 5. El 8.5% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse. 

Para la mayoría de las empresas, el costo de trabajar con papel pasa desapercibido o sencillamente no se le presta la debida atención porque se piensa mas que nada en el de las resmas per sé: ¡craso error!

La realidad es que el calculo de los costos de una operación comercial basada en un sistema de papel sigue significando papel... y mucho mas que eso.

Para empezar, trabajar con papel implica “tiempo” y, como todos sabemos, “tiempo es dinero”… En este mundo del trabajo con papel, la variable “tiempo” se refiere concretamente a las horas que invierten los empleados en archivar y consultar los documentos; pero también implica calcular el tiempo que pierden los empleados en buscar documentos mal archivados, traspapelado o, peor aun, un documento perdido. Sin decir que almacenar papeles requiere un espacio físico (que implica otro costo mas) y condiciones de seguridad para resguardar esa información que con el tiempo tiende inevitablemente al deterioro.

Una oficina sin papel es posible gracias a los modernos sistemas de digitalización que incrementan la productividad porque permiten centralizar la información y utilizar documentos electrónicos que hacen fluir rápidamente.

Y aunque es cierto que muchas oficinas son dependientes del papel, haciendo algunas de las siguientes practicas puedes disminuir algunos de tus gastos, ya que los grande cambios se logran poco a poco.

Herramientas para Notas y Facturación 

Post-it

Aunque es cierto que los post-it son prácticos y fácil de usar, todas las computadoras traen un sistema de post-it digitales que puedes poner en el escritorio de tu computador para anotar tus ideas y listas de cosas que hacer.


Evernote & OneNote

Herramientas como Evernote y OneNote son excelentes para mantenerte organizado en todos tus dispositivos (computadora, celular y tablet) por lo que podrás usarlos desde cualquier sitio y lo tendrás todo en un solo lugar.

Son espacios de trabajos perfectos para todo lo que tengas que hacer. Puedes escribir desde listas cortas hasta investigaciones mas largas sin importar tu trabajo. Captura artículos de alguna pagina de Internet y fotografía algún proyecto que tengas y podrás anexarlas a tus ideas.


Factys (Sistema de Facturacion Online)

Factys, aparte de que es simple y hace que la facturación no sea intimidante para ti, podrás usarlo en cualquier sitio o desde cualquier dispositivo. 

Estas son facturaciones que se envían al email de tus clientes y podrán visualizarlo de forma virtual por lo que no es necesario ese gasto constante de papel siempre que necesitas facturar o enviar algún recibo de pago. 

Factys es seguro, constante y puedes automatizar tus facturas, es decir, que si necesitas formular una factura recurrente cada 30 días, el sistema se la envía de forma automática a tu cliente. 


También te queremos ofrecer algunos consejos adicionales de como puedes ahorrar material gastable: 

  • 1. Imprimir en ambas caras del papel: Es algo sencillo, pero resulta que muchas veces no es hasta que nos lo mencionan que tomamos en cuenta el hecho de que podemos usar la mitad del papel si imprimimos en ambas caras del mismo. 
  • 2. Utiliza papel reciclado: Si imprimes algo por error, no botes el papel, guarda esos "errores" en una bandeja aparte para imprimir material interno de tu trabajo. 
  • 3. Recicla: No botes los folders porque ya le escribieron algo, ponlos aparte y utilízalos para archivar cosas personales. 
  • 4. Ponle nombre a tus cosas: Puede parecer cosa de niños pero he comprobado que cuando le pongo nombre a mi lapicero, tiendo a durar mas tiempo con el, muchas veces hasta acabarlo por completo. 

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